Na temelju članka 36. Statuta općine Klakar (pročišćeni tekst) („Službeni vjesnik Brodsko-posavske županije“ 26/2022), a u svezi s člankom 3. Zakona o fiskalnoj odgovornosti (NNN 139/2010, NN 19/2014, NN 111/2018) i člankom 1. Uredbe o sastavljanju i predaji Izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila (NN 78/2011, NN 106/2012, NN 130/2013, NN 19/2015, NN 119/2015, NN 95/2019 ), načelnik Općine Klakar donosi:
PROCEDURU
STVARANJA UGOVORNIH OBVEZA
Članak 1.
Procedurom stvaranja ugovornih obveza (dalje u tekstu: Procedura) propisuje se procedura stvaranja ugovornih obveza, odnosno nabava roba, radova i usluga, kao i sve druge ugovorne obveze koje su potrebne za redovan rad i obavljanje osnovne djelatnosti Općine Klakar (dalje u tekstu: Općina).
Članak 2.
Općinski načelnik je odgovorna osoba koja odobrava postupak nabave i stvaranja ugovornih obveza koje obvezuju Općinu. Potrebu za pokretanjem postupka ugovaranja nabave roba, radova i usluga mogu predložiti svi službenici i namještenici Općine.
Članak 3.
Općinski načelnik dužan je, prije nabave roba, radova i usluga, odnosno stvaranja ugovornih obveza, obaviti prethodnu provjeru financijske opravdanosti nabave, odnosno utvrditi je li predložena nabava ili ugovorna obveza u skladu s važećim proračunom i planom nabave za tekuću poslovnu godinu. Ukoliko Općinski načelnik utvrdi da predložena nabava ili ugovorna obveza nije u skladu s važećim proračunom i planom nabave za tekuću godinu, dužan ju je odbaciti ili predložiti izmjenu proračuna i plana nabave.
Članak 4.
Ukoliko je predložena ugovorna obveza u skladu s važećim proračunom i planom nabave Općine za tekuću godinu, načelnik donosi odluku o pokretanju postupka nabave, odnosno stvaranju ugovorne obveze.
Članak 5.
Ukoliko postupak nabave roba, radova i usluga ne podliježe postupku javne nabave, odnosno ukoliko nisu ispunjene zakonske pretpostavke da se predmetni postupak provodi u skladu sa Zakonom o javnoj nabavi (NN, br. 90/11) tada se stvaranje obveza provodi po slijedećoj proceduri:
| I. STVARANJE OBVEZA ZA KOJE NIJE POTREBNA PROCEDURA JAVNE NABAVE | ||||
| Red. br. | Aktivnost | Nadležnost | Dokument | Rok |
| 1. | Prijedlog za nabavu robe/usluga/radova | Općinski načelnik, Jedinstveni upravni odjel-prema prijedlozima zaposlenika-nositelja pojedinih poslova i aktivnosti | Ponuda, narudžbenica, nacrt ugovora | Tijekom godine |
| 2. | Provjera je li prijedlog u skladu s proračunom/planom nabave | Općinski načelnik ili osoba koju on ovlasti | Ako DA-odobrenje sklapanja ugovora/narudžbe Ako NE-negativan odgovor na prijedlog za sklapanje ugovora/narudžbe | 2 dana od zaprimanja prijedloga |
| 3. | Izdavanje narudžbenice/Sklapanje ugovora | Načelnik Općine ili osoba koju on ovlasti | Narudžba/Ugovor | Ne duže od 30 dana od dana odobrenja načelnika ili osobe koju on ovlasti |
Članak 6.
Ukoliko postupak nabave roba, radova i usluga podliježe postupku javne nabave, odnosno ukoliko su ispunjene zakonske pretpostavke da se predmetni postupak provodi u skladu sa Zakonom o javnoj nabavi (NN 120/2016, NN 114/2022) tada se stvaranje obveza provodi po slijedećoj proceduri:
| II. STVARANJE OBVEZA ZA KOJE JE POTREBNA PROCEDURA JAVNE NABAVE | |||||
| Red. br. | Aktivnost | Nadležnost | Dokument | Rok |
|
| 1. | Prijedlog za nabavu robe/usluga/radova | Općinski načelnik, Jedinstveni upravni odjel-prema prijedlozima službenika-nositelja pojedinih poslova i aktivnosti | Prijedlog s opisom potrebne robe/usluga/radova | Mjesec dana prije pripreme godišnjeg plana nabave i proračuna |
|
| 2. | Uključivanje stavki iz plana nabave u proračun | Općinski načelnik, Pročelnik JUO, Viši stručni suradnika za financije i proračun, Viši referent za financije i proračun | Proračun Općine | Do 15.studenog tekuće godine za iduću godinu |
|
| 3. | Priprema tehničke i natječajne dokumentacije za nabavu | Osoba zadužena za javnu nabavu, za složenije nabave moguće je angažiranje vanjskih stručnjaka | Tehnička i natječajna dokumentacija | Prije ili nakon Pokretanja postupka javne nabave, ovisno o složenosti javne nabave |
|
| 4. | Prijedlog za pokretanje postupka javne nabave | Općinski načelnik | Prijedlog za pokretanje postupka javne nabave, te tehnička i natječajna dokumentacija | Tijekom godine |
|
| 5. | Provjera je li prijedlog u skladu s važećim planom nabave i proračunom Općine | Općinski načelnik, Pročelnik JUO, Viši stručni suradnika za financije i proračun, Viši referent za financije i proračun | Ako DA- odobrenje pokretanja postupka Ako NE-negativan odgovor na prijedlog za pokretanje postupka
| Po zaprimanju prijedloga |
|
| 6. | Provjera je li tehnička i natječajna dokumentacija u skladu sa propisima o javnoj nabavi | Stručna osoba sa certifikatom za javnu nabavu | Ako DA – pokreće postupak javne nabave Ako NE –vraća dokumentaciju na doradu | Ovisno o postupku javne nabave |
|
| 7. | Provođenje postupka javne nabave | Ovlaštena osoba za provođenje postupka javne nabave | Objava javnog nadmetanja ili poziva sukladno propisima o javnoj nabavi | Ovisno o postupku javne nabave |
|
| 8. | Odabir ponuditelja ili poništenje postupka javne nabave | Općinsko vijeće ili općinski načelnik temeljem prijedloga ovlaštenih predstavnika za provedbu postupka javne nabave | Odluka o odabiru / Odluka o poništenju | Nakon odabira Najpovoljnije ponude ili postojanja razloga za poništenje postupka javne nabave |
|
| 9. | Sklapanje ugovora o javnoj nabavi / okvirnog sporazuma | Općinski načelnik | Ugovor o javnoj nabavi / okvirni sporazum sukladno propisima o javnoj nabavi | Po dovršetku postupka javne nabave |
|
Članak 7.
Uz svaki račun mora biti priložena odgovarajuća knjigovodstvena isprava (narudžbenica ili ugovor) koja je prethodila izdavanju računa. Primjerak svakog Ugovora unosi se u Evidenciju sklopljenih ugovora.
Članak 8
(1) Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela dužan je najkasnije u roku tri dana od dana obostranog potpisivanja ugovora, dostaviti presliku ugovora (npr. okvirnog sporazuma, ugovora o javnoj nabavi, ugovora o djelu i drugih ugovora) voditelju financija dostavom na e-mail adresu Ovlaštenog službenika.
Članak 9.
Kod nabave roba, usluga ili radova, prijedlog ugovora sastavlja savjetnik za javnu nabavu, a Općinski načelnik odobrava tekst ugovora i potvrđuje ga svojim potpisom. Prijedlog ugovora može biti sastavljen i od strane dobavljača ukoliko je to uobičajeno u njegovom poslovanju.
U ugovorima trebaju biti detaljno utvrđene vrste roba, usluga ili radova koje se nabavljaju, količina, vrijednost ugovora, rok i način plaćanja, instrumenti osiguranja, a potrebno je i pozvati se na prihvaćenu ponudu kao osnovu ugovaranja.
Podaci o sklopljenim ugovorima evidentiraju se u registru ugovora koji sadrži podatke sukladno Zakonu o javnoj nabavi i važećim podzakonskim propisima, a objavljuje se u EOJN i na internetskim stranicama Općine Klakar.
Članak 10.
Ugovorne obveze u drugim oblastima samoupravnog djelokruga Općine Klakar koje nisu obuhvaćene odredbama prethodnih članaka ove Procedure (zakup, najam, stjecanje imovine, dodjela stipendija i sl.) nastaju sukladno zakonskim propisima te općima aktima i odlukama Općine Klakar.
Članak 11.
Danom stupanja na snagu ove Procedure prestaje važiti Procedura stvaranja ugovornih obveza Klasa: 023-05/13-02/3, Ur.broj: 2178/07-01-13-1 od 25.ožujaka 2013.god.
Članak 12.
Ova Procedura stupa na snagu danom donošenja, a objavit će se na internetskoj stranici Općine Klakar.
OPĆINSKI NAČELNIK
Tomislav Pendić